J’interviens en tant que gestionnaire administratif bénévole

Description de la mission

Présentation de la mission

La mission consiste à participer au traitement des données et à la circulation de l’information au sein du service. Elle inclut la saisie d’informations, la réalisation de documents internes, le suivi des échanges avec les équipes, ainsi que l’organisation et l’archivage des supports. Elle comprend également la rédaction de comptes rendus pour faciliter le partage d’informations.

Sautez le pas

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Précisions

La mission consiste à apporter un soutien administratif et organisationnel aux équipes, en veillant à la bonne circulation de l’information et à la qualité des documents internes.

1. Saisie informatique de données statistiques

• Collecter les informations nécessaires auprès des services concernés. • Saisir les données dans les logiciels internes. • Vérifier l’exactitude des chiffres pour garantir la fiabilité des tableaux et suivis statistiques.

2. Création et rédaction de documents internes

• Concevoir différents supports de travail (fiches, notes, documents de synthèse). • Mettre en forme les documents afin qu’ils soient clairs et faciles à exploiter par les équipes. • Adapter le contenu en fonction des besoins exprimés par les responsables ou les collaborateurs.

3. Contact avec les équipes

• Échanger régulièrement avec les membres des équipes pour comprendre leur organisation et leurs attentes. • Identifier leurs besoins afin de produire des documents ou tableaux adaptés. • Assurer une bonne communication pour favoriser un travail fluide et efficace.

4. Classement et archivage

• Organiser et mettre à jour les dossiers papiers et numériques. • Classer les documents selon les procédures internes.

• Garantir un archivage permettant un accès rapide et structuré aux informations.

5. Rédaction de comptes rendu

• Prendre des notes lors de réunions ou entretiens. • Rédiger des comptes rendus clairs, structurés et fidèles aux échanges. • Diffuser les documents aux personnes concernées.