Je développe le pole organisationnel de l'antenne Lyonnaise Wings of the Ocean

Description de la mission

Présentation de la mission

C’est quoi ?

Le pôle qui :

• s’occupe de la gestion des ressources humaines sur les divers événements de l’antenne. • s’assure qu’il y ait le plus de monde possible sur nos évènements, bénévoles comme participants extérieurs. • assiste grandement le responsable de l’antenne pour la validation en amont des évènements • assiste le responsable sur certaines de ses prises de décisions, pour qu’il prenne les meilleures possibles, toujours dans le respect de la charte de l’association • suit les réponses aux mails de l’antenne, et est le plus à jour possible de ce qu’il s’y passe • assiste le responsable sur les réunions mensuelles • s’assure que nos dépollutions alternent le plus possible avec les divers lieux choisis

Spécificité: il est possible de le gérer essentiellement à distance mais une présence physique régulière est préférée

Pourquoi ?

Assister le responsable sur les dates des événements à proposer

Assister le responsable sur la gestion du matériel / du drive de l’antenne

Étendre notre champ d’action sur les dépollutions

Assurer la transparence avec l’ensemble des bénévoles sur la gestion de l’antenne

Savoir au plus tôt combien de bénévoles seront présents sur tel ou tel évènement

Valider au plus tôt notre présence sur un évènement sur lequel on est sollicités

Valider au plus tôt notre présence sur un évènement sur lequel on nous a accepté

Être toujours en lien avec l’ensemble des bénévoles de l’antenne

Être toujours au courant du niveau d’engagement actuel et futur d’un bénévole

Éviter que certains bénévoles deviennent “fantômes” et n’aient plus d’activité dans l’antenne

Décider avec le responsable de quels étudiants de l’EM Lyon nous rejoignent chaque saison

Missions

• Décide, avec le responsable, les dates à proposer pour nos évènements, pour éviter le plus possible les périodes de vacances / les week ends prolongés / les jours fériés • Propose au responsable la prospection de futurs évènements sur Lyon et ses alentours, s’il semble intéressant pour nous d’y participer • Met à jour avant ou après chaque dépollution du tableau de rotation des lieux de dépollution • Déterminer avant chaque dépollution si nous avons besoin ou non des épuisettes, en fonction du lieu choisi • Alimentation et mise à jour de l’inventaire du matériel de l’antenne, en fonction de ce que nous recevons / achetons / donnons / perdons / jetons • Décide avec le responsable de comment organiser le Drive pour que ce soit le plus clair possible, et de quels documents supprimer au besoin • Contrôle les dépenses du responsable en faveur de l’antenne • Prépare, sous validation du responsable et avec ce dernier, les ODJ des réunions mensuelles • Dirige certaines fois les réunions mensuelles • Rédige / met sur le Drive / partage, sous validation du responsable, les CR des réunions mensuelles • Alimente et met à jour constamment, et parfois urgemment (selon deadlines de réponses imposées), le sondage des présences dont le lien est partagé régulièrement sur le groupe Whatsapp global • Alimente et met à jour après chaque activité de l’antenne (dépollution / sensibilisation / réunion…), le tableau des présences et le tableau des quotas de présence • Propose au responsable, et décide avec lui, le retrait de certains bénévoles “fantômes” de l’antenne • Analyse et valide avec le responsable le nombre et les candidatures des étudiants EM Lyon allant être intégrés chaque saison à l’antenne, avant signature de son contrat de début • Donne son avis au responsable sur l’impact / l’engagement de l’EM Lyon sur une saison, avant rendu de son contrat de fin

Sautez le pas

Notre cause est belle et vous serez très bien accompagné

Précisions

il est possible de le gérer essentiellement à distance mais une présence physique régulière est préférée